Mapeamento de processos nas EFPCs

As EFPCs são instituídas com o objetivo de garantir benefícios previdenciários aos participantes do regime de previdência complementar fechado. É de se imaginar, portanto, a relevância de sua boa administração. Nesse contexto entra o mapeamento de processos. 

Para quem está buscando qualidade na gestão da sua Entidade, é importante lembrar que ter total clareza e melhorar o que você já faz pode ter uma influência positiva nos resultados: estar em compliance é 2,71 vezes mais barato do que não estar.

Outros resultados práticos são o aumento da produtividade, o volume de negócios e redução das penalidades. Segundo a ONU, hoje, o Brasil perde mais de R$200bi por não ter mecanismos de governança eficientes.

É por isso que o mapeamento de processos é uma das práticas de governança recomendadas pela Previc e é o melhor ponto de partida para trilhar esse caminho.

Mas, então, o que é mapeamento de processos e por que fazê-lo? Para explicar, vamos começar do básico.

Afinal, o que é um processo?

Um processo é uma série de ações tomadas para alcançar um fim específico. Em outras palavras, um processo transforma entradas em saídas. Num exemplo simples, assar um bolo envolve a mistura de vários ingredientes (entradas) e, a produção do bolo (saída), é feita seguindo uma receita (processo), contendo um conjunto de instruções (ações).

Da mesma forma, o dia a dia de uma EFPC envolve a administração de recursos financeiros (insumos) para geração e manutenção de benefícios previdenciários (saída) por meio da arrecadação e concessão de benefícios (processos).

O que é mapeamento de processos nas EFPCs?

O mapeamento de processos é um exercício de identificar e descrever as ações e decisões realizadas para completar um processo existente. É uma ferramenta de transparência, conhecimento e comunicação, que ajuda as Entidades a descobrirem oportunidades de melhoria, aumentando a eficiência das suas operações. Bem como, reconhecer e analisar os riscos operacionais aos quais a Entidade está exposta.

Mais especificamente, o mapeamento de processos:

• Demonstra inter-relações e interdependências entre as etapas de um processo;
• Evidencia as funções e papéis dos envolvidos no processo;
• Mostra claramente quais tarefas transformam entradas em saídas;
• Indica as decisões que precisam ser tomadas;
• Descreve o fluxo informações e documentos;
• Indica os recursos necessários para transformar entradas em saídas.

Na Data A, isto é feito seguindo 4 passos:

1. Estabelecer o contexto da Entidade e os macroprocessos;
2. Realização de entrevistas com os executores das atividades;
3. Elaboração dos fluxogramas;
4. Validação e ajustes dos materiais elaborados.

Por que usar o mapeamento de processos?

A principal razão para mapear seus processos é que: as Entidades que transformam entradas em saídas de maneira eficiente geralmente conseguem atender com excelência – e exceder – a expectativa dos benefícios do(s) plano(s) administrado(s). E, aquelas que fazem melhor são, invariavelmente, as mais bem-sucedidas.

De forma prática, podemos citar como benefícios do mapeamento de processos nas EFPCs:

1. Redução de erros nos processos

Fazer alterações nos processos sem realmente entender como, e por quê, eles estão funcionando hoje pode levar a erros dispendiosos. Também pode criar condições que dificultam o trabalho eficiente da equipe e muitas vezes cria problemas adicionais.

Se você não souber como um processo funciona, não poderá gerenciá-lo de forma eficaz e, se não conseguir gerenciá-lo, não poderá melhorá-lo.

2. Identificação de problemas e pontos de melhoria

Calcula-se que, em qualquer organização, as pessoas desperdiçam cerca de 15 a 20% de seu tempo corrigindo erros, perseguindo objetivos sem obter resultados, consultando instruções incompletas, fazendo trabalhos de outras pessoas, e assim por diante.

A definição clara de um processo permite identificar não somente áreas problemáticas, como gargalos, atrasos ou desperdícios, mas pontos de melhoria que podem aumentar a sua eficiência. Esse conhecimento fornece uma base sólida a partir da qual todos os envolvidos podem desenvolver e implantar soluções para aperfeiçoar o processo em questão.

3. Corte dos riscos operacionais

O mapeamento dos processos ajuda a identificar e mensurar os riscos operacionais da Entidade de forma que possa gerenciá-los e mitigá-los. E essa redução ocorre porque:

• A padronização dos processos possibilita uma visão macro de todo o processo de trabalho da entidade;
• Identifica os responsáveis e sua possível necessidade de capacitação;
• Reduz os desvios na execução do processo, diminuindo o poder da decisão individual em prol do seguimento do processo já institucionalizado;
• Divulga os documentos para todos envolvidos de modo que possam compreender as políticas e os procedimentos relativos às suas atividades;
• Evidenciam onde residem os desperdícios, as ineficiências e quais são seus impactos.

Assim, o mapeamento de processos nas EFPCs contribui de forma significativa para a redução dos riscos, principalmente, os operacionais.

A aplicação de boas práticas de governança, como o mapeamento, constitui instrumento precioso para assegurar a harmonização dos diversos interesses envolvidos na gestão da EFPC.

E para continuar aprendendo como garantir o funcionamento adequado do regime, acompanhe nosso blog e fique de olho nos nossos conteúdos!

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